Короткий ответ
Если ваш магазин регулярно получает товары наемным транспортом, с 1 сентября 2026 года вы обязаны участвовать в электронном документообороте по перевозкам. Это значит, что при приемке груза вы будете подписывать электронную транспортную накладную (ЭТрН) - точнее, титул 3 (получатель). Вам не нужно самостоятельно подключаться к государственной информационной системе электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД): вы работаете через оператора, аккредитованного Минтрансом России, а он передает документы в ГИС ЭПД. С получателя обычно не взимается плата за подписание титулов. Практический сценарий для магазина с регулярными поставками состоит из пяти шагов: проверка обязательности, выбор оператора, организация подписей, настройка интеграции и запуск с контрагентами. Ниже разберем каждый шаг подробно.
Проверьте, попадаете ли вы под обязательный переход
С 1 сентября 2026 года часть перевозочных документов нужно оформлять в электронном виде: транспортные накладные, заказы и заявки, поручения экспедитору, экспедиторские и складские расписки, железнодорожные и авиационные накладные. Требование касается всех участников логистических цепочек, которые задействованы в перевозке грузов наемным транспортом: отправителей, получателей, перевозчиков и экспедиторов. Если ваш магазин только получает товары, вы не инициируете документооборот, но обязаны подписать титул 3 в электронной транспортной накладной, подтверждая приемку груза.
На практике это означает: если поставщик или перевозчик оформляет ЭТрН, вы должны быть готовы ее принять и подписать. Поэтому заранее проверьте свои договоры с поставщиками: кто организует доставку - вы или поставщик. Уточните, используют ли ваши контрагенты транспортный ЭДО. Если нет, вам придется согласовать с ними переход, иначе электронный обмен не заработает.
- Проверьте договоры с поставщиками: указано ли, кто организует доставку - вы или поставщик.
- Уточните, использует ли ваш поставщик и перевозчик транспортный ЭДО - иначе обмен не заработает.
- Если вы только получатель, вы не платите за подписание титулов, но обязаны подписывать их при приемке.
Выберите сервис для работы с электронными перевозочными документами
Для работы с ЭПД подключитесь к сервису оператора ИС ЭПД, аккредитованного Минтрансом России. По состоянию на январь 2026 года таких операторов 11, включая АО «Калуга Астрал», АО «ПФ «СКБ Контур», ООО «Такском», ООО «СберКорус» и другие. Актуальный реестр проверяйте на сайте Минтранса России. Самостоятельно подключаться к ГИС ЭПД не нужно - оператор автоматически передает документы в государственную систему.
Операторы предлагают разные варианты решений: веб-версии для браузера, модули для 1С или SAP ERP, интеграцию через API и мобильные приложения. Для магазина с регулярными поставками важно, чтобы сервис был удобен кладовщикам и бухгалтерам, которые будут работать с документами. Учитывайте, что интеграционные решения требуют больше времени и ресурсов на внедрение. Проконсультируйтесь с оператором, чтобы выбрать оптимальный вариант.
- Сравните тарифы и условия операторов - некоторые взимают плату с отправителя, но не с получателя.
- Уточните, поддерживает ли сервис формат ЭТрН и другие нужные документы (заказ-наряд, путевой лист).
- Проверьте, есть ли у оператора мобильное приложение для водителей или кладовщиков.
Организуйте электронные подписи и доверенности
Сотрудникам, которые участвуют в документообороте, потребуется квалифицированная электронная подпись (КЭП). Если документ подписывает не индивидуальный предприниматель или руководитель юридического лица, а сотрудник организации, он должен использовать КЭП физического лица и машиночитаемую доверенность (МЧД), которая подтверждает его полномочия. Это касается и тех, кто подписывает титул 3 при приемке товара.
Заранее определите список сотрудников: кладовщик, логист, бухгалтер, начальник склада. Убедитесь, что у каждого есть действующая КЭП и МЧД, если требуется. Срок действия подписей контролируйте, чтобы не сорвать подписание документов в нужный момент. Если сотрудник получает КЭП впервые, процесс может занять несколько дней - заложите время на оформление.
- Составьте список лиц, уполномоченных подписывать ЭТрН (например, завскладом и бухгалтер).
- Проверьте, есть ли у них КЭП физлица и МЧД, если они не руководители.
- Заведите календарь напоминаний о продлении сертификатов ЭП и доверенностей.
Настройте интеграцию с вашими учетными системами
Для магазина с регулярными поставками удобно, когда ЭТрН автоматически создается на основе заказа или приходной накладной. Операторы предлагают модули для 1С или SAP ERP, а также API-интеграции. Выбирайте решение, которое встроится в ваши существующие процессы. Например, интеграция с 1С позволит кладовщику не вносить данные вручную - он только проверит и подпишет документ.
На этапе настройки протестируйте обмен с одним-двумя контрагентами. Убедитесь, что титулы корректно формируются: титул 1 (грузоотправитель), титул 2 (перевозчик), титул 3 (получатель). Проверьте, что ваша система правильно обрабатывает отказы и ошибки. После успешного теста можно масштабировать на всех постоянных поставщиков.
- Запросите у оператора инструкцию по настройке модуля или API.
- Проведите тестовый обмен с поставщиком до запуска в промышленную эксплуатацию.
- Обучите сотрудников: покажите, как подписывать титул 3 и что делать при расхождениях.
Пригласите контрагентов и отработайте процесс
Транспортный ЭДО заработает, только если все участники цепочки подключены к операторам и совместимы между собой. После настройки своего сервиса пригласите поставщиков и перевозчиков: направьте им приглашения через оператора или сообщите реквизиты. Уточните, с каким оператором работают они, чтобы убедиться в совместимости. Обычно операторы поддерживают роуминг, но это нужно проверить.
Разработайте регламент: кто и когда подписывает титулы. Например, водитель привозит товар, кладовщик сверяет количество и качество, затем подписывает титул 3 в электронном виде. Если есть расхождения, отразите их в документе до подписания. После подписания все стороны получают юридически значимый документ. Проведите пилот с одним поставщиком, чтобы выявить узкие места, а затем масштабируйте.
- Составьте список постоянных поставщиков и их перевозчиков.
- Проверьте совместимость вашего оператора с их сервисами.
- Проведите обучение для кладовщиков: как проверять документ перед подписанием.
- Обсудите с бухгалтерией, как учитывать ЭТрН при налогообложении.
Что важно проверить
- Список операторов ИС ЭПД и их количество могут меняться - проверяйте актуальный реестр на сайте Минтранса России.
- Требования и сроки перехода могут быть уточнены нормативными актами - следите за обновлениями законодательства.
- Информация о тарифах и условиях операторов не является публичной офертой; уточняйте детали при заключении договора.
Вопросы и ответы
Нужно ли магазину-получателю самому подключаться к ГИС ЭПД?
Нет, самостоятельно подключаться к ГИС ЭПД не нужно. Вы работаете в сервисе оператора ИС ЭПД, аккредитованного Минтрансом России, а оператор автоматически передает документы в государственную информационную систему. Ваша задача - выбрать такого оператора и настроить обмен с контрагентами. [1]
Кто должен платить за подписание электронной транспортной накладной?
Согласно информации ФНС России, плата за подписание титулов с получателя обычно не взимается. Это означает, что магазин, который только принимает товары, скорее всего, не будет нести дополнительные расходы за подписание. Однако условия могут различаться в зависимости от оператора, поэтому уточните тарифы при заключении договора. [1]
Что делать, если поставщик не перешел на электронный документооборот до 1 сентября 2026?
Обязательный переход касается всех участников перевозок наемным транспортом. Если ваш контрагент не готов, вы не сможете полноценно обмениваться электронными документами. Рекомендуется заранее уведомить поставщиков о новых требованиях и согласовать сроки перехода. Возможно, придется временно использовать бумажные документы, но после 1 сентября 2026 это может стать нарушением. Проверьте актуальные разъяснения регуляторов или проконсультируйтесь с оператором ИС ЭПД. [1]
Источники и дата проверки
- электронные перевозочные документыnalog.gov.ru · Проверено