Короткий ответ
С 1 сентября 2026 года в России часть перевозочных документов переводится в обязательный электронный вид. Это касается транспортных накладных, заказов и заявок, поручений экспедитору, экспедиторских и складских расписок, железнодорожных и авиагрузовых накладных. Требование распространяется на всех участников перевозки наемным транспортом: грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов и получателей. Получатели не инициируют документооборот, но обязаны подписать электронную транспортную накладную при приемке груза. Каждому участнику нужно заранее выбрать аккредитованного оператора, обеспечить сотрудников электронными подписями и договориться с контрагентами о переходе на ЭДО. Ниже - пошаговые действия для каждой роли и ответы на частые вопросы.
Что именно становится обязательным и для кого
Федеральный закон от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ внес изменения в закон о транспортно-экспедиционной деятельности. С 1 сентября 2026 года в электронном виде нужно оформлять: транспортные накладные; заказы и заявки; поручение экспедитору; экспедиторские и складские расписки; транспортные железнодорожные накладные; авиационные грузовые накладные. Перечень затрагивает всех участников перевозки грузов наемным транспортом: отправителей, получателей, перевозчиков и экспедиторов.
Если ваша компания только получает грузы, она не создает документы, но должна подписать электронную транспортную накладную (титул 3) при приемке. Это подтверждение получения груза. В отличие от грузоотправителей и перевозчиков, с получателя плата за подписание титулов обычно не взимается, но это зависит от условий оператора - уточняйте это при выборе сервиса.
- Транспортные накладные и заказы-заявки
- Поручение экспедитору и экспедиторские расписки
- Складские расписки и железнодорожные накладные
- Авиационные грузовые накладные
Инструкция для грузоотправителя
1. Проведите аудит процессов: какие документы вы оформляете, кто участвует (логисты, кладовщики, бухгалтеры) и с какими контрагентами вы обмениваетесь. Переход на ЭДО требует согласия всех сторон, поэтому заранее уведомите контрагентов и согласуйте сроки. 2. Выберите аккредитованного оператора информационных систем электронных перевозочных документов (оператор ИС ЭПД). По состоянию на январь 2026 года таких операторов 11, включая АО «Калуга Астрал», АО «ПФ «СКБ Контур», ООО «Такском». Актуальный реестр публикует Минтранс России - проверяйте его перед заключением договора. 3. Обеспечьте сотрудников квалифицированными электронными подписями (КЭП). Если документ подписывает сотрудник, а не руководитель, нужна КЭП физлица и машиночитаемая доверенность (МЧД), подтверждающая его полномочия.
4. Выберите подходящее решение оператора: веб-версию, модуль для 1С или SAP ERP, мобильное приложение, интеграцию через API. Веб-версия подойдет для небольшого объема, интеграция потребует времени и ресурсов. 5. Пригласите контрагентов в свой сервис или договоритесь об использовании совместимых решений. Проведите тестовый обмен документами до 1 сентября 2026 года, чтобы выявить ошибки настройки. Помните: грузоотправитель обычно инициирует документооборот, поэтому ваша готовность критична для всей цепочки.
Источники и дата проверки: [1]Инструкция для перевозчика и экспедитора
Для перевозчика и экспедитора порядок в целом совпадает с действиями грузоотправителя, но есть особенности. Перевозчик получает от отправителя электронную транспортную накладную и подписывает ее своей КЭП, а затем передает документ получателю для подписания при доставке. Экспедитор работает с поручениями экспедитору и экспедиторскими расписками. Важно, чтобы все стороны использовали операторов ИС ЭПД, поддерживающих совместимость, иначе обмен не состоится.
Если вы работаете с большим количеством заказов, рассмотрите интеграцию с вашей учетной системой через API. Это позволит автоматически передавать данные в сервис оператора и сократит ручной ввод. Начните переговоры с оператором заранее, так как внедрение интеграции может занять несколько недель. Также не забудьте оформить МЧД для сотрудников, которые будут подписывать документы от имени компании.
Источники и дата проверки: [1]Инструкция для получателя
Получатель обязан подписать электронную транспортную накладную при приемке груза. Для этого необходима КЭП (для сотрудника - КЭП физлица и МЧД) и договор с аккредитованным оператором ИС ЭПД. Вы не инициируете документы, но ваш оператор должен обеспечивать обмен с операторами отправителя и перевозчика. Уточните у контрагентов, каких операторов они используют, и выберите совместимого.
Обычно операторы не берут плату с получателя за подписание титулов, но это не гарантировано. При заключении договора с оператором ИС ЭПД уточните условия тарифа: взимается ли плата за подписание, есть ли ограничения по количеству документов. Назначьте ответственных сотрудников для приемки грузов и убедитесь, что у каждого есть действующая КЭП и, при необходимости, МЧД. Проведите тестовую приемку в сервисе оператора до начала обязательного периода.
Источники и дата проверки: [1]Общие шаги для всех участников
Сначала проанализируйте свое участие в перевозочном процессе и определите роли для каждого документа. Затем выберите аккредитованного оператора ИС ЭПД из реестра Минтранса России. Самостоятельно подключаться к ГИС ЭПД не нужно, передачу документов в государственную систему выполняет оператор. Убедитесь, что у всех уполномоченных сотрудников есть КЭП и МЧД (если требуется), и что они прошли обучение работе в сервисе.
Согласуйте с контрагентами дату перехода и проведите пилотный обмен документами до 1 сентября 2026 года. Учитывайте, что закон вступает в силу с указанной даты, но возможны поэтапные переходные периоды - следите за разъяснениями ФНС и Минтранса. Если какая-либо компания в цепочке не готова, это может заблокировать весь документооборот, поэтому начните переговоры заблаговременно.
Источники и дата проверки: [1]Что важно проверить
- Актуальный список операторов ИС ЭПД и детали переходного периода необходимо проверять на сайте Минтранса России, так как он мог измениться после публикации.
- Информация о Федеральном законе № 140-ФЗ основана на данных ФНС России; точные формулировки и поэтапность внедрения уточняйте в официальных текстах нормативных актов.
- Плата за подписание титулов получателем может зависеть от условий выбранного оператора - запрашивайте детали в договоре.
Вопросы и ответы
Что делать получателю, если у него нет КЭП или он не подключен к оператору?
Получатель обязан подписать электронную транспортную накладную при приемке груза. Без КЭП и договора с аккредитованным оператором ИС ЭПД сделать это невозможно. Нужно заранее выбрать оператора, оформить подпись на сотрудника (или использовать КЭП руководителя), а при подписании сотрудником - выпустить МЧД. Некоторые операторы не взимают плату с получателя за подписание, но условия зависят от оператора, поэтому уточняйте их при заключении договора. [1]
Нужно ли получателю самостоятельно подключаться к ГИС ЭПД?
Нет. Оператор ИС ЭПД, с которым заключен договор, автоматически передает документы в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Получатель работает только через сервис оператора, поэтому самостоятельное подключение к ГИС ЭПД не требуется. [1]
Какие сроки перехода, если компания не успевает к 1 сентября 2026 года?
Обязательность наступает с 1 сентября 2026 года. Однако закон может предусматривать поэтапное внедрение для некоторых категорий участников. Рекомендуется начать подготовку как можно раньше, поскольку требуется выбрать оператора, выпустить подписи и провести тестирование с контрагентами. Точные сроки и возможные исключения уточняйте в актуальных разъяснениях ФНС и Минтранса России, так как они могут меняться. [1]
Источники и дата проверки
- электронные перевозочные документыnalog.gov.ru · Проверено
- WTO Agreement on Trade Facilitationwto.org · Проверено
- ICC Incoterms 2020iccwbo.org · Проверено